共有URLの案内文の書き方と、メール・SNS・チャット別の文例

案内文に入れたい、6つの情報

• 何のファイルか（内容）：資料、写真、動画、作品など、一言で、書きます。
• どれくらいの大きさか（容量の目安）：数百MB、約2GBなど。ダウンロードに、時間がかかることを、事前に、伝えられます。
• いつまで開けるか（有効期限）：「11月15日まで」のように、日付を、書きます。
• 何が必要か（鍵・ログイン）：鍵が必要なリンクは、必要な鍵の数と、鍵がない人の取得方法を、案内します。
• どう開くか（手順）：初めての人には、ごく簡単な、手順を添えます。
• 困ったときの連絡先：開けない場合に、連絡できる方法を、書きます。

メールでの文例

仕事や、取引先など、丁寧な連絡が必要な場面の、文例です。件名で、何のメールか、分かるようにしておくと、迷惑メールと、間違えられにくくなります。

• 件名：【資料のご送付】〇〇イベントの当日資料（11月15日まで）
• 本文：お世話になっております。〇〇です。先日お話しした、当日資料を、お送りします。容量が大きいため、下記のURLから、ダウンロードをお願いします。
• ファイルの内容：当日資料（PDF 5点・動画1本、合計 約800MB）
• 有効期限：11月15日まで（期限を過ぎると、開けなくなります）
• お手数ですが、期限までに、保存をお願いします。開けない場合は、このメールに、ご返信ください。

SNSでの文例

SNSでは、短い文字数で、伝える必要があります。内容と、期限を、先に書き、URLを、最後に付けると、読みやすくなります。ハッシュタグは、必要なものだけに、絞ります。

• 例1：新作の素材集を配布します。期間は11月30日まで、鍵1個で受け取れます。詳細は、リンク先をご確認ください。
• 例2：サンプルを無料で公開しました。ログインすると、受け取れます。気に入ったら、本編もチェックしてください。
• SNSで、広く案内するときは、個人情報や、他の人の権利を、侵していないか、もう一度、確認してから、投稿します。

チャット・メッセージでの文例

友達や、チームとのチャットでは、短く、はっきり、伝えるのが、基本です。送った直後に、相手が、開けたかどうかを、確認すると、行き違いを、減らせます。

• 「昨日の写真、まとめて送るね。11月10日まで開けるから、それまでに保存してね。URLはこちら。」
• 「資料を共有しました。容量が大きいので、Wi-Fiの環境で、開いてください。鍵は不要です。」
• 「開けなかったら、教えてください。新しいリンクを、作り直します。」

鍵が必要なリンクを、案内するとき

鍵が必要なリンクは、初めて受け取る人には、少し、ハードルが、あります。案内には、必要な鍵の数に加えて、「会員登録（無料）が必要」「鍵は、購入するか、ポイントと交換して、用意する」ことを、書いておくと、スムーズです。

ただし、受け取る人に、購入を強要したり、「必ず得をする」といった、誇張した表現を、使ったりしないでください。何が受け取れるのかを、正直に、書くことが、信頼につながります。

避けたい案内の書き方

• URLだけを送る：何のリンクか、分からず、不安を与えます。
• 期限を書かない：期限が切れて、開けなかったとき、行き違いになります。
• 内容と、実際のファイルが、違う：信頼を失い、通報の、原因にもなります。
• 急がせすぎる：「今すぐ」「必ず」といった、強い言葉は、詐欺と、間違えられるおそれがあります。
• 不特定多数への、無差別な送信：迷惑行為と、受け取られることがあります。

送ったあとの、フォロー

案内を送ったあとは、受け取れたかどうかを、確認すると、確実です。期限の前に、まだ受け取っていない人には、もう一度、声をかけます。受け渡しが、終わったら、リンクを削除して、公開を終了します。

Dropyなら、履歴の画面で、アクセス回数や、購入回数を、確認できます。数字を見ながら、案内の仕方を、少しずつ、改善していくと、受け取ってもらえる割合も、上がっていきます。