ファイル共有で起きがちな失敗と、防ぐための習慣

失敗1：送り先を、間違える

メールや、メッセージで、共有のURLを送るときに、宛先を、間違えて、別の人に、送ってしまう失敗です。似た名前の連絡先、オートコンプリートで、補完された宛先、グループとの取り違えなどが、原因になります。

防ぐには、送る前に、宛先を、もう一度、読み上げるように、確認します。大切なデータは、送信ボタンを押す前に、一呼吸、置く習慣が、役に立ちます。また、共有のURLは、必要な人だけが、開けるように、鍵や、パスワード、短い期限を、付けておくと、万が一、間違えても、被害を、小さくできます。

失敗2：リンクの期限が、切れていた

「リンクを開いたら、すでに、消えていた」という行き違いは、とてもよくあります。元のサービスの保存期間が、短かったり、受け取る人が、期限内に、開けなかったり、することで、起こります。

共有するときは、受け取る人が、確認できるまでに、かかる日数を、考えて、余裕のある期間を、選びます。案内の文面に、有効期限を、はっきり、書いておくと、相手も、早めに、対応できます。Dropyを使う場合は、共有期間を、元のサービスの保存期間と、同じか、短くしておくと、「Dropyのリンクは開けるのに、元のファイルが、消えていた」という行き違いを、防げます。

失敗3：古いバージョンを、共有してしまう

編集の途中で、いくつもの、バージョンのファイルが、できてしまい、最新ではない、ファイルを、共有してしまう失敗です。「最終」「最終2」「本当に最終」のように、名前が、増えていく状況は、多くの人が、経験しています。

防ぐには、ファイル名に、日付や、バージョン番号を、入れる、共有用の、専用のフォルダーを、作る、共有する直前に、ファイルを、開いて、内容を、確認する、といった習慣が、有効です。共有したあとに、内容を、更新した場合は、同じURLを、使い続けるより、新しいリンクを、発行して、古いものを、削除するほうが、混乱を、減らせます。

失敗4：公開の範囲が、広すぎる

「URLを知っている人なら、誰でも、開ける」設定で、共有したURLを、SNSや、掲示板に、貼ってしまうと、想定していなかった人にも、広がります。一度、広がったURLは、完全に、回収することが、できません。

防ぐには、共有する相手を、決めてから、共有の方法を、選びます。特定の人にだけ、渡したいときは、人づてに、広がりにくい、短い期限や、鍵の設定を、組み合わせます。不特定多数に、配る作品でも、個人情報や、機密が、含まれていないことを、必ず、確認してから、共有してください。

失敗5：個人情報や、機密が、含まれていた

写真の位置情報、文書の作成者名や、変更履歴、表計算ファイルの、非表示の、シートや、列、PDFに残った、コメントなど、見えない部分に、情報が、残っていることがあります。画面では、きれいに見えても、ファイルの中に、残っているものがあるのです。

共有する前に、ファイルの、プロパティや、メタデータを、確認します。不要な情報は、削除してから、共有します。心配なときは、いったん、PDFに、書き出して、情報を、整理してから、共有する方法も、あります。写真の位置情報の消し方は、「写真・動画の位置情報を消してから共有する方法」の記事で、説明しています。

失敗6：共有を、終わらせ忘れる

受け渡しが終わったあとも、リンクを、開けたままに、していると、思わぬ形で、見られるおそれが、あります。古いURLが、メールや、チャットの履歴に、残り、ずっと、あとになって、他の人が、見つけることもあります。

共有を始めるときに、いつまで、共有するかを、決めておき、その日が来たら、リンクを、削除します。Dropyでは、履歴の画面から、リンクを、削除して、公開を、終了できます。メモ機能に、「何のためのリンクか、いつ削除するか」を、書いておくと、あとで、整理しやすくなります。

毎回使える、共有前の確認リスト

• 宛先は、合っていますか。
• ファイルは、最新のものですか。
• 個人情報や、機密が、含まれていませんか。
• 自分で、リンクを、開いて、中身を、確認しましたか。
• 有効期限は、受け取る人が、確認できる長さで、元のサービスの保存期間を、超えていませんか。
• 案内の文面に、ファイルの内容、期限、必要なもの（鍵やパスワード）を、書きましたか。
• 共有が終わる日を、決めましたか。