メールで大きなファイルを送れないときの対処法と、主な方法の比較

メールに添付できる容量には限りがある

メールの添付ファイルには、サービスごとに、1通あたりの容量の上限があります。たとえば、Gmailは1通あたり25MBまでといわれており、多くのメールサービスや、会社のメールサーバーでも、数十MB程度が上限になっています。上限は、サービスの都合で変わることがあるため、正確な数値は、お使いのサービスの案内で確認してください。

もうひとつ、知っておきたいのは、メールの添付では、ファイルが、実際の容量より大きくなって送られることです。メールの仕組みの都合で、添付ファイルは、元の容量の1.3倍ほどになることがあります。上限ぎりぎりのファイルは、送れないことがあるため、余裕を持たせて考えましょう。

動画1本、高画質の写真数十枚、制作途中のデータなどは、すぐに数百MBから数GBになります。こうしたファイルは、メールに添付する方法では、現実的に送れません。別の方法を選ぶ必要があります。

方法1：ファイルを小さくして、メールで送る

まず、ファイルを小さくできないかを、考えます。写真なら、解像度を下げたり、圧縮率の高い形式で書き出したりすると、容量が減ります。動画なら、画質や、動画の長さを調整して、書き出し直す方法があります。文書なら、画像の解像度を下げる、不要なページを削除する、といった工夫があります。

複数のファイルを、ZIPなどの形式にまとめて圧縮する方法もあります。ただし、写真や動画は、もともと圧縮された形式なので、ZIPにしても、あまり小さくなりません。まとめて1つにしたいときに役立つ方法と考えるのがよいでしょう。

小さくしたファイルは、受け取る人にとって、見るには十分でも、印刷や編集には足りないことがあります。用途に合わせて、元のデータが必要かどうかを、先に確認しておくと、やり直しが減ります。

方法2：クラウドストレージの共有リンクを使う

ファイルを、クラウドストレージにアップロードして、共有用のURLをメールで送る方法です。メールには、URLだけを書くので、容量の制限を受けません。同じ相手と、何度もファイルをやり取りするときや、あとから更新したいときに、向いています。

一方で、共有の設定を間違えると、URLを知っている誰でも、見られる状態になったり、逆に、相手が開けなかったりします。公開の範囲（URLを知っている人全員か、指定した人だけか）と、閲覧できる期間を、送る前に確認しましょう。また、ストレージの空き容量が、足りなくなることもあります。

方法3：ファイル転送サービスを使う

ギガファイル便や、MEGAのような、ファイル転送・クラウド保存のサービスは、会員登録なしで、大きなファイルをアップロードして、ダウンロード用のURLを発行できるものがあります。1回限りの受け渡しで、手軽さを重視したいときに、向いています。

こうしたサービスには、ファイルを保存しておける期間があります。ギガファイル便は、保存期間を、3日から100日までの中から選べます。期間が過ぎると、ファイルが消えて、受け取れなくなるため、受け取る人が、期限までに保存できるかを、考えて決めましょう。

発行されたURLは、知っている人なら誰でも開けることが多いため、送り先を間違えないことや、SNSなどに貼り付けないことが、大切です。大切なファイルは、ZIPにパスワードを付けるなどの、追加の対策も、考えてください。

方法4：Dropyで、鍵と期間を付けて共有する

Dropyは、ギガファイル便やMEGAなどに置いたファイルのURLを、鍵と共有期間を付けた共有URLに変換して、配れるようにするサービスです。ファイルそのものは、元のサービスに置いたままで、Dropyには保存されません。

共有する人は、リンクごとに、必要な鍵の数（0〜50）と、共有期間を決められます。無料で、広く配りたいときは鍵0、相手を絞りたいときや、作品として配りたいときは、鍵を設定します。共有したリンクは、履歴の画面から、状況の確認や、削除ができます。

メール1通で、相手1人に送るというより、複数の人に配ったり、受け渡しの状況を、あとから管理したりしたい場面で、役に立ちます。

どの方法を選ぶか：場面別の目安

• 数MB以内の書類や、小さな画像：圧縮して、メールに添付します。
• 同じ相手と、何度もやり取りするデータ：クラウドストレージの共有リンクが向いています。
• 1回限りの、大きな動画や、写真データ：ファイル転送サービスで、期限つきのURLを作ります。
• 作品やデータを、複数の人に配りたい、管理したい：Dropyで、鍵と共有期間を決めて共有します。
• 個人情報や、機密を含むデータ：どの方法でも、パスワードを付ける、期限を短くする、送り先を絞る、といった対策を、あわせて行います。

どの方法でも、共通して気を付けたいこと

相手に、URLだけを送ると、何のファイルか、いつまで開けるのかが、伝わりません。ファイルの内容、大きさの目安、有効期限を、一言添えると、親切です。迷惑メールと、間違えられにくくなります。

また、送る前に、自分でも、URLを開いて、中身が見えることを、確認しましょう。送ったあとは、相手が受け取れたかを、確認すると、期限切れによる行き違いを、防げます。受け渡しが終わったファイルは、早めに削除して、公開を終えましょう。